Die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen austauschen und verarbeiten, steht vor einem bedeutenden Wandel: Ab dem 1. Januar 2025 wird es in Deutschland für B2B-Transaktionen verpflichtend, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Anforderung aus dem Wachstumschancengesetz stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Wirtschaft dar. Aber was bedeutet das für Unternehmen? Welche Herausforderungen kommen auf sie zu – und wie können Lösungen wie Wice CRM dabei helfen, die Umstellung erfolgreich zu meistern? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick.
Was sind E-Rechnungen und warum sind sie verpflichtend?
E-Rechnungen sind digitale Rechnungsformate, die speziell auf den automatisierten Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten ausgelegt sind. Im Gegensatz zu klassischen Rechnungen in PDF-Form enthalten sie strukturierte Daten, die direkt in Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können. Der Wechsel zu E-Rechnungen verfolgt zwei wesentliche Ziele:
- Effizienzsteigerung: Durchweg digitale Prozesse reduzieren Fehler, eliminieren unnötigen Papieraufwand und sparen wertvolle Zeit.
- Steuertransparenz: Behörden erhalten durch den neuen Standard direkten Einblick in die Rechnungsdaten, was Steuerbetrug erschwert.
Ab 2025 müssen im unternehmensübergreifenden Rechnungsverkehr (B2B) akzeptiert werden, sprich Unternehmen müssen in der Lage sein, diese Rechnungen zu verarbeiten. Unternehmen, die bis dahin nicht umsteigen, riskieren langfristig nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern verlieren auch Anschluss an eine effizientere und modernere Arbeitsweise.
Die E-Rechnung einfach meistern mit Wice CRM
Die Einführung der E-Rechnung mag auf den ersten Blick kompliziert wirken, doch mit der richtigen Lösung können Unternehmen die Anforderungen mühelos umsetzen. Wice CRM bietet eine Reihe von Tools und Plugins, die den gesamten Prozess der Erstellung, des Empfangs, der Verarbeitung und der Archivierung von E-Rechnungen vereinfachen.
1. E-Rechnungen erstellen: So funktioniert’s
Mit dem XRechnung-Plugin von Wice CRM wird jede Rechnung, die in der CRM-Software erstellt wird, automatisch als E-Rechnung im sogenannten XRechnungsformat generiert – vorausgesetzt, die relevanten Empfänger- und Absenderdaten sind vollständig hinterlegt. Dazu gehören unter anderem:
- Adresse
- IBAN und BIC
- Umsatzsteuer-ID
Fehlen wichtige Informationen? Keine Sorge: Wice CRM informiert direkt über fehlende Angaben, um lückenlose Rechnungsstellungen zu gewährleisten. So können Sie sich sicher ein, eine valide Rechnung zu verschicken.
2. E-Rechnungen validieren und prüfen
Um sicherzustellen, dass die generierten E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, ermöglicht das XRechnung-Plugin die Erstellung einer Display-Version der Rechnung. So können Unternehmen ihre Rechnungen in XML- oder ZUGFeRD-PDF-Format überprüfen und validieren, bevor sie diese verschicken.
3. Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
Doch Wice CRM kann nicht nur XRechnungen erstellen. Mit dem Invoice Inbox-Plugin können diese auch empfangen und direkt verarbeitet werden. Dieser Prozess umfasst:
- Empfang von E-Rechnungen per E-Mail
- Prüfung und Validierung der Inhalte
- Export und Archivierung, um alle Rechnungen übersichtlich in einem zentralen Journal zu speichern
Sollte bei einer Rechnung etwas fehlen, erstellt Wice CRM automatisch eine Notiz in einem Ticket. So bleibt kein Fehler unbemerkt und Unternehmen können rasch agieren.
Vom Prozess zur Buchhaltung: Nahtloser Export in DATEV und Co.
Ein weiteres Highlight des Wice CRM: Es bietet eine Funktion, mit der das angelegte Journal mit archivierten Rechnungen direkt an Buchhaltungsprogramme wie DATEV exportiert werden kann. Damit wird garantiert, dass Prozesse nicht nur digital, sondern auch nahtlos in bestehende Systeme eingebunden werden können.
Fazit: Zeit für den Umstieg – Mit Wice CRM fit für die E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, eröffnet jedoch gleichzeitig große Chancen. Betriebe, die frühzeitig auf digitale Lösungen umstellen, profitieren von mehr Effizienz, geringeren Fehlerquoten und einem reibungslosen Austausch mit Geschäftspartnern und Behörden.
Mit Tools und Plugins wie XRechnung und Invoice Inbox bietet Wice CRM eine umfassende Unterstützung, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden – und das so einfach und effizient wie möglich. Nutzen Sie die Gelegenheit, die Digitalisierung Ihres Unternehmens voranzutreiben und stellen Sie sicher, dass Sie bestens auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind.
Sind Sie bereit für die E-Rechnungs-Pflicht? Beginnen Sie noch heute und lassen Sie sich von den smarten Lösungen von Wice CRM überzeugen!
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