Die meisten Unternehmen werden es sicherlich schon wissen: Am 1. September endet die Übergangsfrist der Adressverwendung für Marketingzwecke. Die 2009 in Kraft getretene Novelle des Bundesdatenschutzgesetzes erlaubte es Unternehmen weiterhin Daten für Werbezwecke zu verwenden, die vor dem 1.9.2009 erhoben oder gespeichert worden sind. Ab dem 1.9. wird es aber nun Ernst. Unternehmen benötigen ab dann eine Einwilligung des Kunden darüber, dass er mit einer werblichen Verwendung und Speicherung seiner Daten einverstanden ist.
Die Einwilligung des Kunden, das sogenannte „Opt-In“, kann dieser jederzeit widerrufen. Das heißt, dass werbetreibende Unternehmen die Adressdatenbank jederzeit aktuell halten müssen. Ferner müssen sie nachweisen, wann und wie die Einwilligung des Empfängers zu Stande gekommen ist. Auch eine erzwungene Einwilligung – zum Beispiel als Voraussetzung für einen Vertragsabschluss – ist unwirksam (Koppelungsverbot). Ein Verstoß kann mit einer Geldbuße von bis zu 300.000 Euro belegt werden.
Die rechtlichen Anforderungen lassen sich ohne CRM-System heute praktisch nicht mehr umsetzen. Excel-Tabellen oder einfache Mail-Clients (z. B. Outlook) sind gänzlich ungeeignet. WICE CRM bietet für die Verwaltung der Opt-Ins die Ansprechpartner-Kategorien. Diese können einfach per Knopfdruck zugewiesen werden. Über die Bemerkungsfelder, Ansprechpartnernotizen und Vorgangsaktionen können weitere Informationen über das Zustandekommen des Opt-Ins vermerkt werden.
