Business-Falle Email ? Teil 1: Die Email-Flut

Teil 1: Die Email-Flut Teil 2: Das Prozesschaos Teil 3: Verarmung der Kommunikation „Sie haben Post.“ – Kennen Sie noch die freundliche Stimme von AOL? Erinnern Sie sich noch an das freudige Gefühl beim Öffnen Ihres Email-Posteingangs, wenn da tatsächlich ein oder zwei Mails drin waren? In atemberaubend kurzer Zeit hat sich Email zum zentralen Kommunikationsmedium im Business entwickelt. Email-Kommunikation ist aus der heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Die schnelle und einfache Möglichkeit zum internen und externen Informationsaustausch hat Email-Clients und insbesondere MS Outlook zur zentralen Business-Anwendung in vielen Unternehmen werden lassen. Insbesondere in Service, Vertrieb aber auch im Management verbringen heute viele Mitarbeiter einen Großteil ihrer Arbeitszeit in der Inbox ihres Mail-Clients. Doch die schöne und schnelle Kommunikationswelt zeigt immer mehr Schattenseiten. Nach Untersuchungen von Gartner verursacht die Beantwortung einer einzigen Email in den USA im Durchschnitt unternehmensinterne Kosten von ca. 16 $, bei geringer Automatisierung der Arbeitsabläufe sogar bis zu 40 $. Diese Entwicklung birgt für viele Unternehmen oft unterschätzte Risiken und verursacht enorme Kosten. Dass es sich dabei nicht immer nur um Spam-Klassiker nach dem Schema „money-making“ und „work-at-home“ handelt, belegt eine aktuelle Untersuchung der Gartner Group. 34% aller Emails die Angestellte an ihrem Arbeitsplatz (nach Spam-Filter) erhalten, gehören demnach in die Kategorie der unnützen Nachtrichten. Dies ist nach Sicht der Marktforscher nicht nur lästig, sondern verursacht für die betroffenen Unternehmen auch eine Menge an Kosten. So hat Gartner ausgerechnet, dass ein Angestellter durchschnittlich 49 Minuten seines Arbeitstages mit der Pflege seiner Emails verbringt, bei 24% liegt dieser Wert sogar bei mehr als einer Stunde. Und die ernüchternde Erkenntnis dahinter: Gerade einmal 27% der erhaltenen und nach Spam bereits gefilterten Emails erfordern tatsächlich eine unmittelbare Reaktion seitens der Adressaten. Nach Erkenntnissen von Datamonitor geht man heute davon aus, dass 60 bis 80 Prozent aller Emails unerwünscht sind. Die Email-Flut ist – mit und ohne Spam – inzwischen so groß, dass alles, was nicht erkennbar persönliche Kommunikation von bekannten Ansprechpartnern ist, unbesehen in die Rundablage wandert. Auch wenn neue intelligente Filter-Technologien, Email-Authentifizierung etc. sich immer stärker durchsetzen, werden sie die Email-Flut nicht stoppen können. Das besagt eine Umfrage, die der Dienstleister für Email-Sicherheit, BlackSpider Technologies, auf Gartner?s IT Security Summit in London durchführte. 66% der befragten IT-Sicherheitsexperten gehen demnach davon aus, dass sich Email-Authentifizierung weltweit durchsetzt. Allerdings glaubt die Masse mit 90% nicht daran, dass solche Verfahren zur Identifizierung eines Email-Absenders Spam stoppen werden. 50% der Befragten erwarten durch den Einsatz von Authentifizierung nur eine Veränderung in der Art und Weise, wie Spam versendet wird, nicht aber eine Reduzierung des tatsächlichen Spam-Aufkommens. Nahezu die Hälfte der 150 befragten Personen (49%) befürchtet, dass die Kommunikation per Email durch den Anstieg von Spam innerhalb von 10 Jahren unmöglich wird. 33,3% davon erwarten diesen Kollaps bereits in ein oder zwei Jahren. Bereits heute zeigt die Analyse der Millionen Emails, die BlackSpider Technologies täglich scannt, dass 67% aller Emails Spam sind. ?Es zeichnet sich bereits ab, dass sich Spammer als Erste an die Email-Authentifizierung anpassen werden, denn sie gehören generell zu den Vorreitern bei der Umsetzung neuer Technologien,? gibt John Cheney, CEO von BlackSpider Technologies, zu bedenken. Die Email-Flut droht zu einem eTsunami zu werden. weiterlesen in Business-Falle Email ? Teil 2: Das Prozesschaos