Telearbeit am heimischen Schreibtisch, neudeutsch Homeoffice, ist in vielen Branchen und Unternehmen gang und gäbe. Aktuell ist das Thema aber wieder sehr stark im Fokus der Öffentlichkeit und auch bisher nicht so Homeoffice-affine Unternehmen überlegen, wie sie ihren Mitarbeiten das Arbeiten von zu Hause ermöglichen.
Homeoffice wird also in naher Zukunft eine in nahezu allen Bereichen der Wirtschaft relevante Größe darstellen. Es ist familienfreundlicher, schont die Umwelt (und vor der aktuellen Debatte um Corona wohl auch die Gesundheit) und es macht produktiver. Zu diesem Ergebnis kommt zumindest eine Langzeitstudie der Universität Trier. Dort gab die Mehrheit derjenigen die bereits heute im HomeOffice arbeiten an, dass sie zu Hause produktiver arbeiten als im Betrieb. Aber worauf sollten Unternehmen achten?
Homeoffice ist vor allem eine Frage der Software
Neben der Ausstattung mit flexibler Hardware kommt es bei dem Homeoffice-Arbeitsplatz vor allem auch auf die Software an. Es gibt zahllose gute Tools, welche die Arbeit erleichtern können. Allerdings gilt hier das alte Sprichwort, dass zu viele Köche den Brei verderben. Software zur Zusammenarbeit (Kollaboration) sind für viele eine wichtige Voraussetzung, um mobil oder im Team mit anderen die Aufgaben erfüllen zu können. Die Einrichtung eines externen Zugriffs auf Firmendaten ist laut Umfragen zum Thema mobiles Arbeiten und Homeoffice am dringlichsten gewünscht. Cloud-basierte CRM-Software wie Wice CRM schafft eine ideale Arbeitsumgebung für Telearbeiter im Homeoffice. Die CRM-Software wird ausschließlich über den Webbrowser bedient. Der Anwender muss nichts auf dem Endgerät installieren, es spielt also keine Rolle, ob eigenes Gerät oder von der Firma gestellt und es werden keine Firmendaten lokal abgespeichert. Damit ist man bestens gerüstet.
Selbstverständlich braucht man auch den Zugriff auf die E-Mail-Postfächer. Diese müssen also von unterwegs erreichbar sein. Ist es darüberhinaus notwendig, weitere Systeme im Zugriff zu haben und sind diese gar nicht von zu außerhalb des Unternehmens zugreifbar? Dann helfen Remote-Zugriffs-Tools wie TeamViewer weiter. Die erlauben den Fernzugriff, bieten Desktop-Sharing an und achten auf die Sicherheit der Remote-Verbindung.
Telefonie ist ebenfalls eine kritische Frage. Hier helfen VoIP-Lösungen, idealerweise sind diese auch in der Cloud verfügbar. Diese virtualisieren die Telefonanlage und sorgen dafür, dass man die Firmentelefonnummer „mitnehmen“ kann. Wice CRM lässt sich beispielsweise nahtlos in die VoIP-Lösung Placetel integrieren. Damit erhält man eine ins CRM integrierte Telefonanlage. Ohne teure Investitionen in Hardware-Telefonanlagen werden Anrufe direkt aus dem CRM-System geführt.
Unternehmen müssen sich für Homeoffice öffnen
Unternehmen sind gut beraten, wenn sie ihre Kultur so weit öffnen, dass sie alle Arbeitstypen integrieren, den Büro-Arbeiter, den Home-Office-Menschen und den Mobile-Worker. Nur so bekommen die Unternehmen die besten Köpfe und behalten sie auch langfristig, weil sie zufrieden sind. Damit ist dies gut funktioniert haben wir für Sie einige Tipps gesammelt.
Checkliste zur Einrichtung von Homeoffices:
- Datenschutz: Bei der Telearbeit werden sensible Daten außerhalb des Unternehmens bearbeitet. Deshalb die Empfehlung: keinerlei Daten lokal auf einem Rechner zu speichern, sondern per Webanwendung auf zentral gespeicherte Daten zuzugreifen. Wice CRM ist so eine Webanwendung, die problemlos von jedem Rechner aus abrufbar ist.
- IT-Sicherheit: Die IT-Sicherheit des Arbeitsplatzes ist eine kritische Komponente. Die Unternehmensanwendungen sollten von den anderen Anwendungen getrennt werden. Auch hier hilft eine Webanwendung. VPN-Einwahl ins Unternehmensnetzwerk kann ebenfalls eine sinnvolle Option sein.
- Benutzerfreundlichkeit: Viele Mitarbeiter haben zu Hause einen gut ausgestatteten IT-Fuhrpark. Geklärt werden müssen allerdings einige rechtliche Fragen, beispielsweise wer verantwortlich ist, wenn die private Hardware den digitalen Geist aufgibt.
Egal, ob Sie sich aktuell mit dieser Problematik beschäftigen oder nicht. Bereits in naher Zukunft kann diese Fragestellung auf die Tagesordnung kommen. Wir beraten Sie gerne, wie sie die Produktivität ihrer Mitarbeiter im Homeoffice erhöhen.
