Inbox Zero: Tipps für den besseren Umgang mit E-Mails

Inbox Zero ist das Buzzword für einen Prozess zu einem dauerhaften leeren Posteingang. Bei vielen Menschen stapeln sich in den Posteingängen die Mails in fünf- oder sechstelliger Zahl. Da ist die Vorstellung einer leeren Inbox eine große Herausforderung. Aber wieso ist „Inbox Zero“ überhaupt erstrebenswert? Nun, der bessere Überblick über neue Mails, das gute Gefühl, die Kommunikation im Griff zu haben. Es wirkt einfach beruhigend: alle Arbeit erledigt, der Posteingang ist leer.

Wir geben einige Tipps im Umgang mit E-Mails, die Ihnen helfen wird, dem Ziel „Inbox Zero“ näher zu kommen.

Dank mehr Effizienz näher an Inbox Zero

Als erstes sollten Sie sämtliche PopUps, Signaltöne und endliches für neue Mails in Ihrem E-Mailprogramm abstellen. Dies stört nur und wird Ihnen den Arbeitsalltag zerstören. Dann sollten sie aufhören, ständig E-Mails „zu checken“. Studien belegen, dass viele Menschen bis zu 15 mal am Tag die Mails checken. Aber nur weil man oft nachguckt, wird man nicht besser in der Bearbeitung der Mails. Besser ist da eine fixe Routine, beispielsweise jede Stunde ein mal.

Bei den eigehenden E-Mails sollten sie dann jede Mail mit einem einheitlichen Prozess bearbeiten. Es geht darum, jede Mail nur einmal anzufassen und eine Entscheidung zu treffen. Wenn es sich um eine schnell zu beantwortende Frage oder Aufgabe handelt, dann sollten Sie diese sofort erledigen. Alles was unter zwei Minuten zu erledigen ist, erledigen sofort.

Mails, die nur kurz gelesen werden müssen oder dann keine weitere Bearbeitung mehr erfordern, können Sie entweder löschen oder falls diese aufbewahrt werden sollen, ins Archiv überführen.

Newsletter, längere Informationen oder Dokumente, die nicht eilig sind und keine Bearbeitung erfordern, gehören in einen Ordner zum späteren Lesen. Hierfür können sie sich einen fixen Terminblocker im Kalender eintragen, um diese Mails später zu lesen und aufzuräumen.

Mails, die Sie beantwortet haben und wo Sie nun auf eine Antwort warten, überführen Sie in einen gesonderten Ordner. Ebenso können Sie mit Mails für Kalenderanfragen und Terminkoordinierungen verfahren.

Wice CRM hilft Ihnen bei Inbox Zero

Dann gibt es Mails, die nicht sofort bearbeitet werden können, aber Ihre Aufmerksamkeit erfordern, z. B. weil ein Kunde auf die Antwort wartet und sie hierfür selbst erstmal Rücksprache brauchen oder die Antwort vorbereiten müssen. Diese Mails müssen in ein festes System eingeordnet werden. Bei Wice CRM bietet sich die Überleitung ins CRM an. Sie können diese Mails mit dem Wice CRM Outlook Connector oder mit unserem neuen Mail-Import-Feature ins CRM überführen. Dort legen Sie diese dann beim Kunden ab und legen sich selbst und einem Kollegen zur Erledigung eine Wiedervorlage an.

Und wenn Sie sich nun fragen, was Sie mit den tausenden Alt-Mails machen? Ganz einfach: Überführen Sie alle Mails, die älter als 60 Tage sind in einen Quarantäne-Ordner. Die jüngeren Mails bearbeiten Sie nacheinander nach dem oben beschriebenen System, bis sie bei Inbox Zero angelangt sind. Sollte in dem Quarantäne-Ordner irgendeine ungelöste Aufgabe auf Sie warten, wird diese sich schon „von alleine“ wieder bei Ihnen melden, z. B. weil der Kollege oder der Kunde sich erneut meldet. Dann bearbeiten Sie diese Mail ganz normal nach Ihrer neuen Systematik.