Wer glaubt, dass eine PDF-Datei eine elektronische Rechnung ist, der irrt! Das PDF-Format hat sich zwar als „Quasi-Standard“ für digitale Rechnungen durchgesetzt. Aber ein klassisches PDF-Dokument ist im Sinne des Gesetzgebers keine korrekte elektronische Rechnung, da das Dokument nicht automatisch ohne manuelle Eingriffe in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann. Als richtige elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gilt nur die sog. XRechnung, die die Möglichkeit des Austauschs eines strukturierten Datensatzes bietet. Seit dem Ende der Übergangsphase bis November 2020 gelten die Regelungen zur XRechnung inzwischen für alle Behörden und Länder.
in Deutschland ist die elektronische Rechnungsstellung nun dank XRechnung einheitlich geregelt und es herrscht somit Klarheit. Aber wie sieht es nun im europäischen Rahmen aus?
Was plant die EU in Sachen elektronischer Rechnung?
Innerhalb der EU gibt es verschiedene Modelle der Umsetzung elektronischer Rechnungen. Das soll sich nach dem Willen des EU-Parlaments künftig ändern. Das EU-Parlament fordert, dass schnellstmöglich ein harmonisierter, gemeinsamer Standard für die elektronische Rechnungsstellung geschaffen werden soll. Das ist ein unterstützenswertes Ziel, aber es müssen noch viele Hürden genommen werden. So ist es zweifelhaft, ob ein Land bereit ist, bereits existierende Systeme abzuschaffen oder zu verändern. Bei Rechnungsformaten besteht zusätzlich die Herausforderung unterschiedlicher Steuersysteme der Mitgliedsstaaten.
Grundsätzlich ist der Inhalt einer Rechnung in der EU bereits normiert. Die CEN-EN-16931-Norm beschreibt bereits Grundbausteine einer Rechnung und kann landesspezifisch erweitert werden. Seit Ende März 2020 gibt es zwischen Frankreich und Deutschland einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard. Der Standard „ZUGFeRD 2.2“ entspricht der europäischen Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung. Damit erfüllt ZUGFeRD 2.2 alle Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU an die XRechnung und kann für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden. International sind die Begriffe ZUGFeRD bzw. XRechnung eher wenig bekannt, hier wird meist der Begriff „Factur-X“ verwendet. Es ist gut möglich, dass sich diese Bezeichnung auch in Deutschland etablieren wird.
Bald werden wir mehr wissen. Die EU wird bald einen Vorschlag zu einer schrittweisen Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in der gesamten Union bis 2023 veröffentlichen. Dann nimmt der Zug richtig Fahrt auf.
Unsere Empfehlung: Machen Sie sich unbedingt mit der XRechnung vertraut
Die europaweite Harmonisierung digitaler Rechnungen rückt immer näher. Aber bereits jetzt ist die digitale Rechnung ein unternehmenskritisches Thema. Unternehmer, Gewerbetreibende und Selbstständige sollten sich in jedem Fall mit dem Thema elektronische Rechnungen und XRechnung vertraut machen, auch wenn sie aktuell keine unmittelbaren Geschäftsbeziehungen zu Behörden haben. Denn es ist sicher, dass sich das neue Format Schritt für Schritt in der gesamten privaten Wirtschaft etablieren wird. Dies kann auch finanzielle Vorteile haben, da sich der Aufwand minimiert. Es gibt Berechnungen, wonach Unternehmen bei rund 200 Rechnungen pro Jahr rund 3.400 EUR jährlich sparen können.
Wice CRM bietet die komplette XRechnung-Kompatibilität
Wice CRM kann nicht nur Rechnungen für Sie auf Knopfdruck erstellen, sondern Wice CRM bietet auch die komplette XRechnung-Unterstützung an. Sie erstellen die Rechnungen einfach aus dem CRM und bekommen eine PDF-Datei. Die XRechnungs-Meta-Daten sind automatisch in das Dokument integriert und lassen sich mit einem geeigneten Programm auslesen.
Die elektronische Rechnungserstellung ist ganz einfach. Auch Unternehmen und Kunden, die elektronische Rechnungen bisher nicht nutzen wollen, sollten sich dem Thema langfristig nicht verschließen. Denn nicht nur Behörden verpflichten ihre Auftragnehmer zu elektronischen Rechnungen, sondern auch immer mehr Unternehmen. Wer sich dem Thema also verschließt, riskiert mittelfristig sein wirtschaftliches Überleben. Wice CRM ist für die Erstellung elektronischer Rechnungen schon jetzt ein ideales Werkzeug.
